一、文献综述
（一）国内外研究现状
档案，文件等是用来记录一些我们日常的事物，信息等，以前我们都是通过纸质的文档来记录信息，整理事物等等。以往比较传统的手工收集档案管理方式来看，需要工作人员亲自对档案进行收集管理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力，工作人员的工作强度比较大而且一旦失火或者是泡水会产生难以收拾的后果。所以科技的发展使得信息可以记录到系统中以电子文档的形式存储着。更加快速的实现对数据的收集管理，拥有着自动化、网络化以及实时化的优势。而且录入的数据也能够进行重复利用，能够实现资源共享，大大减轻工作人员的工作强度，有效的提高工作人员的工作效率，减轻工作人员工作强度。开发系统来管理文档能够确保更加快捷方便的检索查询，速度比较快，而且查找出来的信息也更加的全面，更加的准确。每一个组织，单位都有着自己的文档管理系统，不同的系统有着不同的分工，不同的组织结构也需要不同的针对性强的系统来管理。大多数的结构组织文档管理的流程有很多共通的地方，所以可以用一些完善好的开发好的文档系统来管理，而有的管理特殊的组织就需要专门开发针对的文档管理系统。不同的行业组织结构不同，所需的文档管理侧重也不同，但可以大致分为主要的一些文档管理。比如文档量多，就需要系统处理多文档的存储查询等，做好文档的分类管理等；如系统文档重要性较高的就需要文档的保密做的很好，就需要一个非常安全的文档管理系统；如人员较少用来组员之间的文档交流共享等就需要一个轻量化的易操作的，不需要很多复杂功能的管理系统。用信息化的管理手段能够快速的、随时随地对信息进行检查，确保档案信息是否缺失。人的记忆是有限的，一些口头上的交流如果说了立马去执行那就不会有什么问题，如果说了不能立马解决并且持续较久，如果忙于其它的事情就很容易将事情遗忘，针对这样的也可以开发一个系统来记录一些需要注意的事项，要记录的事情，记录下来存在系统中，组内交流查看，分发给需要处理事情的人。一些比较特殊的文档如接口文档，这种类型的文档特点是没有过多复杂的东西，文档结构单一，易于修改且需要经常变化和修改。这类文档需要接口书写人员书写文档，对接口人员查看文档，两人通过这这篇文档的交流来共同完成一个项目。就需要书写人员写好文档后通知查看人员查看，产看人员查看后发现问题给书写人员，书写人员修改文档后又反馈给查看人员，这时候可以有一个文档管理系统来提醒修改批注，记录操作，产看操作记录等等。
（二）研究主要成果
电子文件的种类十分丰富，形式多样，例如按照其形态划分有文本文件、表格文件、声音文件、图形文件等；按照电子文件登记载体划分有磁带文件、软盘文件、硬盘文件等；按照电子文件的功能划分有草稿性文件、正式性文件等。优点：提升工作效率，使电子文件的归档管理工作更加系统化。
方便阅读和利用，充分发挥电子文档的时效性。查缺补漏确保电子文档的保密性。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。其独特性决定了电子文档的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。[1]在文档共享方面还有很多的不足，在完成自己的工作或者是学业大多以完成为主，自己发现问题，解决问题，缺少共同面对一个问题的处理。需要这样一个文档管理系统来共享文档，追踪文档，成员之间的文档交流，知识共享交流。需要权限来处理文档，随着信息化的不断发展，信息交互在各信息化系统中的重要性愈发凸显。需要操作记录，记录对某一个文档的操作，查看记录可以看到文档发生了哪些变化，简洁明了的发现自己的问题，别人对自己的建议修改等。
文档分享平台是通过互联网在线分享文档资源的互动开放信息平台。文档分享平台的创建和利用秉承了互联网自由、开放和共享的核心精神，用户能够上传、管理、分享各种类型的文档，也能下载其他用户共享的文档。目前国内主要的文档分享平台有：豆丁、百度文库、新浪爱问、道客巴巴、中华文库、易扑、雅兴、好文、智客、优客等。其中，百度文库、豆丁网和新浪爱问共享资料，在文档分享行业占有主要的市场份额，具有较高的用户认知度。协同的最大特点就是要寻找各个系统中能够协调一致地完成某一目标的过程或能力。例如在企业生产、营销、管理的不同环节、不同阶段，可共同利用相关资源相互配合与协作。2011年6月10日，豆丁网与人人网达成官方战略合作意向，双方将联手在人人网上推出“文档”应用功能，针对人人的网友开辟文档功能。用户在人人网上就能对豆丁文档进行上传、下载以及阅读，并且还可以根据该用户的人际关系网络对文档进行分享。通过协同创新联接合作各方的利益关系，实现彼此互利，是文档分享平台未来发展探寻的方向。产业链上各利益主体不应互相竞争，彼此排斥，而应积极探寻产业发展的核心内涵，围绕着一个中心，彼此协同配合。[2]
（三）发展趋势
文档作为一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作。同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理各方面具有十分重要的作用。 规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作。 近年来，传统企业在经济大潮的推动下，加快了办公现代化建设。 酒钢集团公司（下简称酒钢）同样引进了大量先进的办公理念和办公手段， 譬如OA 系统（OfficeAutomation办公自动化）的广泛应用，信息中心覆盖工作区域的网络化格局等，尤其随着计算机技术的高速发展，越来越多的职工享受到了信息“高速公路”的快捷便利。 在信息化、网络化、自动化的理念日新月异的大变革下，亟需加快推进文档管理现代化步伐，迎接大数据时代到来。存在的问题：文档管理专业意识薄弱、文档管理人才缺失、文档管理设备和技术落后。（企业文档管理现代化探究）现在多数以完成工作为主，需要技术分享，共同开发。文档的共享实现知识技能的共享。组内文档查看，组内信息交流，查看文档、编辑文档、共同对一个文档进行操作。在工作上我们都是以一个小组为单位完成任务，不同的职业有着不同的小组，组内就需要统一的文档分享管理系统，组内共同的文档，成员共同处理这些文档，实现知识共享，要传到表达的也共享出来。组内通知记录文档的变化，操作文档、查看文档，不同的小组针对不同的任务共享不同的文档。有了自己的文档小组就可以实现在改系统内很快的找到自己需要的文档，发现文档的一些变化操作，别人是怎么思考的，看到别人分享也可以分享自己的文档，权限的管理实现共同协作。这样在完成任务的时候就可以更有针对性的找到自己的小组，找到自己需要共同分享协作的内容，大大提高了工作效率。在这个科技高度发展的社会，实现共享事物是必不可少的，共享方便了自己也方便了别人，实现人们之间根号的分享交流。
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